Utylizacja dokumentów w sektorze finansowym a zasady bezpieczeństwa

W środowisku branży handlowej i finansowej, gdzie każda nieautoryzowana informacja może oznaczać realne straty, bezpieczeństwo dokumentów jest najwyższym priorytetem. Największa ostrożność powinna być zachowana w dwóch etapach systemu dokumentacji; podczas ich przechowywania oraz podczas sprawdzania, które należy już zniszczyć. 

Sklepy, galerie handlowe czy też banki gromadzą codziennie wiele setek informacji – zawartych czy to na wydawanych paragonach z rolek kasowych, czy też chociażby na nagraniach monitoringu. Odpowiednia utylizacja dokumentów w takich miastach jak Poznań powinna być wykonywana z największą kontrolą nad każdym szczegółem. Problemem staje się więc jak zadbać o  ich ochronę oraz właściwe zarządzanie nimi.

Niszczenie dokumentów jako część strategii bezpieczeństwa informacji

Dokumentacja zawierająca dane osobowe, finansowe lub operacyjne wymaga jasno określonego momentu wycofania z obiegu. Wdrażanie rozwiązań w tym zakresie opiera się na przepisach prawa, normach technicznych oraz wewnętrznych procedurach organizacji. Znaczenie mają zarówno warunki przechowywania materiału przed usunięciem, jak i sposób fizycznego zniszczenia dokumentów. Brak jednoznacznych reguł prowadzi do utraty kontroli nad dokumentami, których formalna ważność już wygasła, ale które nadal generują odpowiedzialność. Włączenie utylizacji do obszaru działań nadzorowanych umożliwia ograniczenie ryzyk związanych z nieaktualną dokumentacją. Pozwoli to na zachowanie ciągłości standardów w codziennej działalności firmy, niezależnie od formy czy miejsca ich przechowywania.

Prawo a bezpieczne usługi niszczenia dokumentów

Regulacje dotyczące prawidłowej likwidacji akt, w każdej branży, nie tylko finansowej, definiują konkretne wymagania wobec procesu, technologii i dokumentowania zniszczenia nośników, zawierających dane osobowe, finansowe lub operacyjne. Zasady te wynikają z  podjętych działań, zmierzających do uregulowania prawa w takich kwestiach. 

Do najistotniejszych paragrafów należą:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) – określa warunki usuwania danych osobowych, wskazując na konieczność ich trwałego i nieodwracalnego zniszczenia po utracie podstawy prawnej do przetwarzania;
• DIN 66399 – opisuje techniczne standardy niszczenia dokumentów i nośników elektronicznych, przypisując im poziomy bezpieczeństwa w zależności od charakteru danych;
• ISO 21964 – precyzuje organizacyjne i techniczne wymogi,dotyczące realizacji usług niszczenia, w tym procedury odbioru, zabezpieczenia, transportu i dokumentowania operacji;
• Ustawa o rachunkowości – wskazuje minimalne okresy przechowywania dokumentacji księgowej oraz konieczność jej trwałego usunięcia po ich upływie.
• Kodeks pracy – określa zasady postępowania z aktami osobowymi, w tym terminy ich przechowywania oraz sposób likwidacji po zakończeniu wymaganego okresu retencji.
• Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych – nakłada obowiązek zapewnienia integralności, poufności i kontrolowanej utylizacji danych przez cały cykl ich życia.

Wspomniane normy i przepisy pozostają niezależne od lokalizacji i rodzaju wykonywanych usług. Bez względu na to, czy proces realizowany jest w dużym miście czy na wsi – wymagania dotyczące metody, nadzoru i potwierdzenia zniszczenia pozostają tożsame. Dokumentacja procesowa, zgodność z obowiązującymi normami oraz sposób weryfikacji mają znaczenie zarówno operacyjne, jak i prawne.

Kwestia archiwum – bezpieczny schron dokumentacji czy też zakurzony i zapomniany schowek

Archiwum może pełnić funkcję kontrolowanego zaplecza, ale tylko wtedy, gdy jest objęte jasno zdefiniowaną polityką retencji i utylizacji dokumentów. Najczęściej jednak wiele organizacji traktuje je jak strefę zawieszenia, gdzie dokumentacja trafia „na później” – bez wyznaczonego terminu końcowego. Problem tworzy zalegające w nieprzystosowanych warunkach i nieobjęte nadzorem stosy nośników danych różnego  rodzaju. Taki stan rzeczy nie tylko zwiększa ryzyko nieautoryzowanego dostępu, ale też naraża firmę na działania niezgodne z prawem, co oczywiście nie ukryje się za długo. Wówczas wystarczy jedna albo dwie kontrole i wtedy kary w postaci finansowej i reputacyjnej utrudnią dalsze funkcjonowanie. Utylizacja dokumentacji jest ostatecznym rozwiązaniem, które pomaga pozbyć się tych zbyt długo odkładanych nośników danych. Odpowiedzialne zarządzanie informacjami leży w obowiązku nasz wszystkich.

O czym zapominają nawet doświadczeni menedżerowie?

W codziennym nadzorze, nad operacjami, uwaga często skupia się na procesach przetwarzania danych, wdrażaniu zabezpieczeń systemowych i zgodności formalnej na poziomie systemów informatycznych. Pomijany pozostaje natomiast obszar dokumentów fizycznych, które po wygaśnięciu swojej przydatności nadal pozostają nośnikiem informacji podlegających regulacjom. Materiały archiwalne, nośniki optyczne, wydruki operacyjne czy rolki kasowe bywają przechowywane bez przypisanych im terminów usunięcia, bez procedur kontrolnych i bez formalnego nadzoru. Często brakuje jasnego przypisania odpowiedzialności za zakończenie ich obiegu.

W takich przypadkach utylizacja dokumentacji nie jest częścią zarządzania ryzykiem, lecz obszarem zaległym, podatnym na błąd i przypadkowy wyciek lub też na nieautoryzowany dostęp. Nawet przy wysokim poziomie zgodności w zakresie IT, luki w obszarze dokumentacji fizycznej mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i reputacyjnych. Rozwiązania w tym zakresie wymagają nie tylko technicznego zaplecza, ale także wdrożonej polityki nadzoru nad dokumentacją nieaktywną.

Jakie są cechy profesjonalnego niszczenia dokumentów?

Różnica między „pozbyciem się” dokumentów a ich bezpieczną utylizacją to nie semantyka. To różnica między zgodnością a ryzykiem. Odpowiednio zadbana utylizacja dokumentów opiera się na kilku filarach:

1. Identyfikacja dokumentów i nośników objętych zniszczeniem,
2. Transport w zamkniętych i plombowanych pojemnikach,
3. Prowadzenie rejestru utylizacji (np. protokół niszczenia),
4. Niszczenie dokumentów zgodne z normą DIN 66399,
5. Dostarczenie potwierdzenia procesu – certyfikat zniszczenia i raport końcowy.
6. Zgodny z ekologią recykling odpadów

Dzięki outsourcingowi do wyspecjalizowanych firm, oferujących usługi niszczenia dokumentów, można znacząco ograniczyć obciążenie własnych zasobów kadrowych i jednocześnie działać zgodnie z prawem bez niepotrzebnego obciążenia stresowego oraz ryzyka. Tego typu usługi dostępne są zarówno dla pojedynczych punktów sprzedaży, jak i dużych instytucji. Zlecenia takie mogą być realizowane nawet w trybie ekspresowym, z dojazdem i dokumentacją fotograficzną procesu.

Spójność procesów i zgodność z normami są zadbaniem o realne bezpieczeństwo

Zarządzanie dokumentacją wymaga pełnej ciągłości – od momentu jej powstania do potwierdzonego zniszczenia. Każdy etap pozostaje elementem systemu zgodności i podlega ścisłej kontroli. Brak procedur, które określałyby etapy utylizacji nośników danych, osłabia skuteczność kontroli wewnętrznej i zwiększa obszar odpowiedzialności organizacyjnej. Wymogi prawne pozostają niezmienne, niezależnie od struktury organizacyjnej czy formatu danych. Spójność działań w zakresie archiwizacji, wykorzystywania dokumentów i ich likwidacji warunkuje realną odporność na incydenty prawne i operacyjne. Mechanizmy weryfikacji, dokumentacja przebiegu procesu oraz zgodność z normami technicznymi, stanowią podstawę wymaganej transparentności. Zarządzanie ryzykiem obejmuje również zasoby przechowywane lokalnie, których obecność poza systemem informatycznym nie wyłącza obowiązków prawnych względem nich. Skuteczność działań w tym obszarze mierzy się nie deklaracjami, lecz dowodami wykonania.